Fragen zum Betreiben eines Mailservers

[toledow]

Hallo,
ich habe vor einiger Zeit auf einem Root-Server qmail und courier aufgesetzt, um Teile meines Kundenstammes darüber laufen zu lassen. Es ist jetzt so, das nur privat-Kunden drüber laufen und das funktioniert auch alles sehr gut.

Jetzt meine Frage: Ist es richtig, das ich gesetzlich als Dienstleister auf dem Server eine Kopie von jeder Email, die auf den Postfächern des Kunden aufläuft 10 Jahre aufheben muss?

Ich frage deshalb, weil das ja bei heutzutage auftretenem Spam ein Fass ohne Boden ist. Und wenn das so sein sollte, hat jemand Erfahrung mit einer Software, die sofort nach dem eintreffen auf dem Postfach eine separate Kopie ablegt?
Ich hab im Netz jetzt nichts zu dem Thema gefunden - evtl auch alles Quatsch?

Danke für jeden Hinweis!

Grüße,
Thorsten

[snowball]

Jetzt meine Frage: Ist es richtig, das ich gesetzlich als Dienstleister auf dem Server eine Kopie von jeder Email, die auf den Postfächern des Kunden aufläuft 10 Jahre aufheben muss?

Ich bin kein Rechtsanwalt, aber soweit ich weiss, darfst du Mails deiner Kunden nicht einfach ohne deren Wissen kopieren und bei dir speichern. Ich meine mich aber auch zu errinern, das vor ein paar Jahren mal ein Gesetz raus gekommen ist, das besagt, wenn man mehr als ähh glaube 5000 Kunden hat, muss man den Strafverfolgungsbehörden die Möglichkeit geben die Mails der Kunden mitlesen zu können. Aber selbst wenn dem so wäre, kann ich mir ehrlich gesagt nur schwer vorstellen, das jemand hier so viele Kunden hat, das er sich darüber Gedanken machen müsste. Oder hast du so viele? 8)

Vielleicht kennt sich ja jemand mit dem Thema besser aus und könnte uns mal ein wenig erleuchten?


Cheers,
Jochen

[rootsvr]

Ich denke die 10 Jahre kommen daher:

E-Mail-Archivierungspflicht

Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung stimmen zum Teil überein:

Das HGB verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).

Die AO sieht vor, dass alle Unternehmen sämtliche Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 AO).


Somit:

Auftragsbestätigungen per E-Mail 6 Jahre Archivierungspflicht

Rechnungen per E-Mail 10 Jahre Archivierungspflicht

E-Mails mit steuerlichem Inhalt müssen auch elektronisch archiviert werden

Kopien von Rechnungen an Kunden= Buchungsbeleg: Aufbewahrungspflicht 10 Jahre

Reklamationsschreiben: Aufheben, da rechtlich relevant

Also muß ein Gewerbetreibender Mails mit steuerlich relevantem Inhalt 10 Jahre aufbewahren, ich denke einfach mails Deiner Kunden kopieren und aufbewahren ist eher nicht erlaubt (wenn der Kunde das nicht weiß).

[Anonymous]

Hallo,

also ich betreibe auch einen Mailservice und soweit mir bekannt ist, müßen Emails ab 1000 Kunden protokolliert werden.

Hier gibt es genauere Informationen:
http://www.theflow.de/archives/2004/12/ ... berwachung

Gruß
Freddy

Jetzt meine Frage: Ist es richtig, das ich gesetzlich als Dienstleister auf dem Server eine Kopie von jeder Email, die auf den Postfächern des Kunden aufläuft 10 Jahre aufheben muss?

Ich bin kein Rechtsanwalt, aber soweit ich weiss, darfst du Mails deiner Kunden nicht einfach ohne deren Wissen kopieren und bei dir speichern. Ich meine mich aber auch zu errinern, das vor ein paar Jahren mal ein Gesetz raus gekommen ist, das besagt, wenn man mehr als ähh glaube 5000 Kunden hat, muss man den Strafverfolgungsbehörden die Möglichkeit geben die Mails der Kunden mitlesen zu können. Aber selbst wenn dem so wäre, kann ich mir ehrlich gesagt nur schwer vorstellen, das jemand hier so viele Kunden hat, das er sich darüber Gedanken machen müsste. Oder hast du so viele? 8)

Vielleicht kennt sich ja jemand mit dem Thema besser aus und könnte uns mal ein wenig erleuchten?


Cheers,
Jochen

[toledow]

Okay, vielen Dank für die schnellen Antworten. Also in dem weiterführenden Link von Freddy steht weiter unten was von 1000 Postfächern, ab denen es dann spannend wird.

Bis ich evtl. soweit bin wird aber sicher noch einige Zeit vergehen :) .
Von daher hat mir das sehr weiter geholfen und ich kann das Ganze wieder etwas entspannter angehen.

Viele Grüße,
Thorsten

Hier gibt es genauere Informationen:
http://www.theflow.de/archives/2004/12/ ... berwachung

Gruß
Freddy

[Anonymous]

Ich hab auch eine kurze Frage: Bei meiner Community sollen die, die wollen, eine Weiterleitung in der Form Mitgliedsname@community.de auf ihre E-Mail - Adresse erhalten. Das wären dann locker über 1.000 Weiterleitungen.

Mein Server steht bei STRATO und eigentlich müssten die ja eine solche Box (http://www.jungle-world.com/seiten/2004/50/4484.php) haben, da ich nur sowas wie ein Reseller bin. Die von Strato haben auf meine Frage allerdings noch nicht geantwortet. Weiss hier jemand mehr?

Oder gilt das Gesetz für Weiterleitungen überhaupt nicht?

Gruss,
Jan

[felixs]

Ich hab auch eine kurze Frage: Bei meiner Community sollen die, die wollen, eine Weiterleitung in der Form Mitgliedsname@community.de auf ihre E-Mail - Adresse erhalten. Das wären dann locker über 1.000 Weiterleitungen.

Mein Server steht bei STRATO und eigentlich müssten die ja eine solche Box (http://www.jungle-world.com/seiten/2004/50/4484.php) haben, da ich nur sowas wie ein Reseller bin. Die von Strato haben auf meine Frage allerdings noch nicht geantwortet. Weiss hier jemand mehr?

Oder gilt das Gesetz für Weiterleitungen überhaupt nicht?

Also ich nehme an, mit "dem Gesetz" meinst du die Telekommunikationsüberwachungsverordnung (TKÜV) und deine Frage zielt dahin, ob du dauerhaft und ständig geeignete Vorrichtungen/Schnittstellen zum sofortigen Abhören/Mitlesen bestimmter Mails durch die Strafverfolgungsbehörden bereithalten musst (aka Sina-Box).

In diesem Fall würde ich dich *dringend* an einen entsprechend kundigen Rechtsanwalt verweisen, da zumindest für mich die Materie sehr unklar ist - obwohl ich das Thema imho sehr intensiv verfolgt habe.

Inbesondere sind in der TKÜV Grenzen wie "1000 Teilnehmer" genannt, aber unklar ist, ob hier "E-Mail-Adressen", "E-Mail-Accounts", "reale Personen" oder "Verträge" gemeint sind (wobei ich in letzter Zeit insbes. von letzterer Interpretation gehört habe). Wenn du wirklich sicher sein willst, musst du dir da einen echten Rechtsbeistand suchen.

Ansonsten kannst du auch mal bei Strato anfragen, ob die für Kunden auch Sina-Boxen anbieten. Allerdings ist das sicherlich nicht billig (d.h. mind. vierstelliger Betrag!), so dass der Rechtsbeistand vermutlich billiger kommt.

fs